Plantilla de presupuesto de reforma en Excel: cómo montarla bien y cuándo se te queda corta
La estructura exacta de columnas, capítulos y fórmulas para montar tu plantilla de presupuestos en Excel en 15 minutos, los cinco errores que arrastra el 90% de las plantillas descargadas, y las señales de que Excel ya no te sirve.
Buscar "plantilla presupuesto reforma Excel" y descargarse la primera que aparece es lo que hace casi todo el mundo al empezar. El problema es que la mayoría de esas plantillas están hechas por alguien que no ha pisado una obra: tienen columnas de más, les faltan las tres o cuatro partidas que siempre se olvidan, y calculan el margen de una forma que te deja trabajando gratis sin que te enteres.
Esta guía es la estructura que sí funciona, con las fórmulas exactas. Puedes montarla en un Excel en blanco en un cuarto de hora y usarla mañana.
La estructura mínima: siete columnas
Un presupuesto de reforma no es una lista de precios, es una justificación. El cliente tiene que poder ver de dónde sale cada euro, y tú tienes que poder comparar después lo presupuestado con lo que realmente te ha costado. Eso exige siete columnas:
Si tu plantilla tiene una sola columna de "precio" sin separar cantidad y precio unitario, no tienes un presupuesto: tienes una factura proforma. Y en cuanto el cliente pida quitar o cambiar algo, tendrás que rehacerlo entero.
Las fórmulas
Suponiendo que empiezas los datos en la fila 2, con la cantidad en la columna D y el precio unitario en la E:
- Importe de la partida (columna F):
=D2*E2 - Subtotal por capítulo:
=SUMAR.SI($G$2:$G$200;"Revestimientos";$F$2:$F$200). Usa la columna de capítulo como criterio y así los subtotales se recalculan solos aunque insertes partidas en medio. - Suma de ejecución material (la suma de todas las partidas):
=SUMA(F2:F200) - Gastos generales:
=F201*0,13(ajusta el porcentaje al tuyo, más abajo se explica cómo calcularlo) - Beneficio industrial:
=F201*0,06 - Base imponible:
=F201+F202+F203 - IVA:
=F204*0,10o*0,21según el caso - Total:
=F204+F205
Los capítulos de una reforma de vivienda
Ordenar por capítulos no es estética: es lo que permite que el cliente entienda el presupuesto y que tú puedas dar precio a "quitar la cocina del alcance" sin rehacer nada. El orden natural sigue el de la obra:
- Trabajos previos y demoliciones — protecciones, retirada de sanitarios, picado de alicatados, demolición de tabiques.
- Gestión de residuos — contenedores, sacos, canon de vertedero.
- Albañilería — tabiquería, recibidos, formación de pendientes, ayudas a instalaciones.
- Fontanería y saneamiento — sustitución de bajantes, montantes, desagües, llaves de corte.
- Electricidad — cuadro, circuitos, mecanismos, puntos de luz, certificado de instalación.
- Climatización y ventilación — si aplica.
- Revestimientos — alicatados, solados, falsos techos, pintura.
- Carpintería — interior, exterior, armarios.
- Aparatos y equipamiento — sanitarios, grifería, mobiliario de cocina.
- Limpieza final y remates.
Las cinco partidas que se olvidan siempre
Estas son las que aparecen en la obra pero no en el presupuesto, y salen directamente de tu margen:
- Gestión de residuos. Un contenedor de 5 m³ con canon de vertedero no baja de 150-250 € según provincia, y una reforma integral se lleva varios. Ponlo como partida propia con su medición, no lo escondas en albañilería.
- Ayudas de albañilería a instalaciones. Las rozas, los pasos y el tapado posterior de fontanería y electricidad. Son jornadas reales de oficial y peón que nadie factura porque "ya va incluido".
- Medios auxiliares. Andamios, alquiler de maquinaria, herramienta específica. Se suele resolver con un porcentaje del 2-3% sobre ejecución material si no quieres desglosarlo.
- Protecciones y limpieza. Cubrir suelos, proteger la escalera de la comunidad, la limpieza fina antes de entregar. Un piso completo son 1 o 2 jornadas.
- Licencias y trámites. Declaración responsable o licencia de obra menor, tasas municipales, boletines. Aunque los pague el cliente, tiene que estar escrito quién los paga.
El error del margen: sobre coste no es lo mismo que sobre venta
Este es el fallo que más dinero cuesta y el más extendido. Si tus costes de una partida son 100 € y quieres ganar un 20%, mucha gente multiplica por 1,20 y factura 120 €. Pero eso no es un margen del 20% sobre la venta: es del 16,7% (20 de 120).
Si lo que quieres es que el 20% del precio final sea tuyo, la fórmula es coste / (1 - 0,20), es decir 125 €. La diferencia parece pequeña en una partida y es enorme en una obra de 40.000 €: son 1.600 € que creías haber ganado y no has ganado.
Decide cuál de las dos usas, escríbelo en la plantilla y sé consistente. Lo explicamos en detalle en el artículo sobre gastos generales y beneficio industrial.
Cuándo Excel deja de compensar
Excel es perfectamente razonable para pocos presupuestos al mes. Las señales de que ya te está costando dinero son concretas:
- Tienes más de tres versiones del mismo archivo y no sabes cuál tiene los precios buenos.
- Para saber a cuánto pusiste el metro de alicatado la última vez, tienes que abrir presupuestos antiguos y buscar a ojo.
- El PDF que envías se nota que es un Excel: columnas cortadas, saltos de página en mitad de un capítulo.
- No sabes el margen real de una obra terminada hasta que sumas facturas a mano, y para entonces ya no puedes corregir nada.
- Has perdido un trabajo porque tardaste cuatro días en mandar el presupuesto.
La última es la que más cuesta. En reformas, quien llega primero con un presupuesto ordenado se lleva una parte desproporcionada de los trabajos, simplemente por llegar antes.
Si te reconoces en tres o más de esas señales, merece la pena mirar qué herramientas hay en el mercado español y qué cuestan de verdad. Y si prefieres seguir en Excel, al menos móntalo con esta estructura: te ahorrará las discusiones de final de obra, que son las caras.
Preguntas frecuentes
¿Qué columnas debe tener una plantilla de presupuesto de reforma?
Como mínimo siete: código de partida, descripción, unidad de medida (m², ml, ud, jornada, PA), cantidad medida, precio unitario, importe (cantidad por precio) y capítulo al que pertenece. Con menos de eso no puedes justificar el precio ante el cliente ni comparar lo presupuestado con lo gastado.
¿Se pone el IVA en el presupuesto de una reforma?
Sí, siempre desglosado: base imponible, tipo aplicado e importe del IVA. En reformas de vivienda particular puede aplicarse el 10% si se cumplen los requisitos del artículo 91 de la Ley del IVA (vivienda con más de dos años, destinada a uso particular y que el material aportado no supere el 40% de la base). Si no se cumplen, es el 21%. Indica siempre el tipo aplicado y por qué.
¿Cuánto tiempo se tarda en hacer un presupuesto de reforma en Excel?
Entre 1 y 3 horas para una reforma integral si partes de una plantilla con precios ya cargados, y bastante más si tienes que buscar precios partida a partida. La mayor parte del tiempo no se va en calcular, sino en recordar qué partidas hay que incluir y en buscar a cuánto salió lo mismo la última vez.
¿Es válido legalmente un presupuesto hecho en Excel?
Sí. Un presupuesto no es un documento fiscal, así que no hay requisitos de formato. Lo que sí conviene es que incluya tus datos fiscales completos, los del cliente, la fecha, un plazo de validez, la forma de pago y una firma o aceptación por escrito, porque eso es lo que te sirve como prueba si hay discusión después.
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