Cómo hacer un presupuesto de reforma profesional

En reformas, el presupuesto es la primera obra que entrega el contratista. Es lo único que el cliente ve antes de decidir, y casi siempre lo está comparando con otros dos o tres. La diferencia entre el que firma y los que se quedan en el cajón rara vez es el precio: es cómo está hecho.

Estos son los puntos donde se juega esa diferencia.

Visita previa: no se presupuesta por WhatsApp

Hay quien manda precios a partir de cuatro fotos y una llamada. Funciona hasta que aparece el primer imprevisto: una bajante de fibrocemento, un suelo con tres niveles distintos, una pared de carga que el cliente daba por tabique. Entonces toca renegociar con la obra empezada, y eso siempre sale mal.

Una visita en condiciones lleva entre 30 y 45 minutos. En ese rato hay que medir con metro láser (las medidas "de oído" se desvían un 10–15% fácil), fotografiar el estado actual de cada paramento e instalación visible, abrir registros si los hay y mirar el cuadro eléctrico. También hay que escuchar: qué quiere el cliente, qué espera, qué presupuesto baraja. Si lo que pide y lo que está dispuesto a pagar no encajan, mejor saberlo en la visita que en el replanteo.

Estructura: capítulos y partidas, no un precio único

"Reforma baño completo: 8.500 €" no es un presupuesto, es una cifra. Al cliente no le dice qué calidad de azulejo se ha previsto, si la mampara va incluida o si el inodoro es suspendido o de pie. Y al contratista no le deja margen para ajustar: si el cliente pide quitar el mueble, hay que rehacer el cálculo entero.

La estructura habitual del sector es:

• Capítulos por zona o gremio — cocina, baño 1, baño 2, salón, instalaciones generales.
• Partidas dentro de cada capítulo — cada una con descripción, unidad (m², ml, ud), cantidad, precio unitario e importe.
• Resumen por capítulos + total con base imponible, IVA y total con impuestos.

Es la misma estructura que usan los proyectos de arquitectura y la que esperan ver clientes que ya han pedido presupuestos antes. Da otra imagen.

Costes reales antes de poner el precio

El error más caro del sector es presupuestar a precio de mercado sin haber calculado el coste propio. Funciona en obras pequeñas porque el margen absorbe los desvíos; en una reforma integral de 60.000 € un error del 8% son 4.800 € que salen del bolsillo del contratista.

El coste se compone de:

• Materiales con precio actualizado del proveedor habitual. La cerámica, el aluminio y el cobre han tenido subidas notables en los últimos dos años.
• Mano de obra propia calculada por horas reales × coste/hora cargado (sueldo + Seguridad Social + improductivos).
• Subcontratas con presupuesto firmado, no estimaciones. Un electricista que dice "esto serán unos 3.000" suele acabar en 3.800.
• Logística: contenedores (la tasa municipal varía mucho entre ayuntamientos), portes, alquiler de herramienta especializada.

Margen: cuánto se aplica y por qué

El margen no es solo el beneficio de la obra. Cubre los gastos de estructura que no van imputados a ninguna obra concreta: seguro de responsabilidad civil, vehículo, oficina si la hay, gestoría, herramienta común, tiempos muertos entre proyectos. Por eso un margen del 10% no es un margen del 10% de beneficio neto: cuando se descuenta la estructura, queda mucho menos.

Como referencia del mercado español:

Bajar del 10% en reformas es trabajar gratis después de cubrir estructura. Por debajo del 8% se pierde dinero, y nadie se entera hasta que cierra el ejercicio.

Condiciones: lo que evita los conflictos

El 90% de las discusiones a obra empezada vienen de cosas que no estaban escritas. El cliente entendió que la pintura del techo iba incluida; el contratista lo daba por excluido porque "no estaba en el presupuesto". Los dos tienen razón, y nadie quiere ceder.

Las condiciones de un presupuesto serio incluyen, como mínimo:

• Plazo estimado de ejecución, contando días laborables y excluyendo festivos.
• Validez del presupuesto (lo razonable son 30 días con materiales actuales; 60 si los precios están estables).
• Calendario de pagos con porcentajes e hitos claros.
• Qué incluye y qué no: licencias municipales, tasa de residuos, proyecto técnico si lo requiere el ayuntamiento, electrodomésticos, mobiliario.
• Garantía sobre los trabajos. La legal son seis meses; ofrecer doce o veinticuatro diferencia.
• Procedimiento ante imprevistos: cómo se documentan los extras y cómo se aprueban antes de ejecutarlos.

Presentación: el PDF también vende

Un presupuesto en una hoja Excel exportada con bordes torcidos transmite lo mismo que ir a una visita con la furgoneta sucia. El cliente no lo verbaliza, pero lo registra.

Lo que diferencia un PDF profesional de uno improvisado: cabecera con logo y datos completos de la empresa, partidas tabuladas con columnas alineadas, totales con IVA desglosado, condiciones en página aparte y un pie con número de presupuesto, fecha y validez. Si el contratista lo envía como enlace donde el cliente puede aceptar online, se ahorra la versión "bueno, dile que sí" por WhatsApp y queda registro con fecha y hora.

Seguimiento: el presupuesto no termina al enviarlo

El cliente medio pide tres presupuestos. Los recibe en momentos distintos, los compara mal, se olvida de alguno. Tres o cuatro días después de enviar, una llamada o un mensaje preguntando si hay dudas o si necesita ajustar algo no es pesado: es lo que diferencia al contratista que cierra del que espera.

Llevar un registro de presupuestos enviados, aceptados y rechazados también es información valiosa. Saber que el ratio de conversión cae al 20% cuando los presupuestos pasan de 30.000 € permite decidir si tiene sentido entrar en proyectos de ese rango o conviene especializarse en otro tramo.

Para profesionales que quieran sistematizar este flujo —partidas con precios de referencia del mercado español, PDF profesional, envío al cliente con aceptación online, control de gastos por obra— Refolder está pensado exactamente para esto. Hay una comparativa de las herramientas del mercado en este mismo blog.